我以回訊息的速度驚呆同事，但這真的是好事嗎？
我以回訊息的速度驚呆同事，但這真的是好事嗎？
身為一個長期在數位環境中工作的「訊息工作者」，我回覆 Slack 或 work chat 的速度快到常常讓同事懷疑：「你是 AI 嗎？」有時候他們訊息才剛送出，我的回應就已經出現在聊天室中，彷彿我提前知道他們在想什麼。
表面看起來這好像是一種超能力，但其實背後是一種工作習慣——而且不一定全是好事。如果你看到這篇文章，恭喜你，很可能你也身處相同的情境：每天在數百條訊息中打滾，靠著「訊息生態系統」生存。
但問題來了——快速回訊息不等於高產能。
一、訊息工作者最大的迷思：回得快，不等於有價值
我們的工作真正產值不在於「回得快」，而在於「能產出」。比如說，寫出一段穩定的程式碼、提出一個有策略的產品規劃、解出一個棘手的數據分析問題，這些才是最終讓你脫穎而出的關鍵。
不過，這些輸出都需要建立在一個健康的訊息處理系統上，否則你很容易變成一台「只會打字、沒有思考」的機器人——整天處理訊息，卻沒有真正前進半步。
一個好點子如果沒有搭配對的資訊、時機與決策節奏，最終只會成為被錯過的機會。所以你必須：
理解背景與市場動向：不要以為某個想法只有你想到，市場上可能早已有同類產品，或你的競爭對手也在同時努力中。
掌握正確脈絡與時機：有時候點子本身不錯，但如果時機不對，就會被市場忽視。
快速整合訊息與行動：能夠判斷什麼訊息是有價值的，並迅速行動，才能讓你在團隊中脫穎而出。
二、訊息過勞：當你只會回應，就不會產出
以下是一個許多訊息工作者的真實日常：
早上九點，一開電腦就有數十封未讀郵件等著你。
九點半，Slack/workchat 開始跳通知，有人問「可以幫我看一下嗎？」
十點會議時間，雖然大家都上線了，但沒人發言，全都靜音。
中午終於想吃口飯，又有同事私訊問你一件急事。
下午試圖專心工作，但每 10 分鐘就有通知跳出來中斷你的思緒。
晚上七點你回顧這一天，發現幫了很多人，卻沒做完自己的核心任務。
長期下來，你會變成一個 高反應、低產能 的「即時協作機器人」，耗盡心力卻無法累積成果，對職涯發展沒有實質幫助。
三、如何有效掌控訊息，不讓它吞噬你？
1. 為訊息設定優先級，學會判斷「什麼要馬上回，什麼可以晚點處理」
不是每一條訊息都值得你立刻處理。你可以用這個四象限判斷訊息緊急程度：
緊急且重要：系統出問題、客戶回報錯誤、老闆臨時要更新——這些要馬上處理。
重要但不緊急：需要花時間思考的產品決策、年度規劃——請安排到行事曆中，保留思考空間。
緊急但不重要：「檔案在哪？」「這張圖能幫忙截圖嗎？」——可以用快捷回覆、範本、或交給 AI 處理。
不重要也不緊急：「中午要吃什麼？」這種小事就直接決定，不要花太多時間討論。
這樣分類之後，你會發現大部分訊息根本不需要你即時處理，能幫你節省大量精力。
2. 建立「訊息處理時間」，而不是成為全天候的聊天室客服
你不需要、也不應該成為一個 24 小時都在線的「回覆機器」。
試著這樣做：
固定每天三個時段處理訊息，例如：10:00、14:00、17:00。
在專注工作時關閉通知，開啟「勿擾模式」，保留一段完整的深度思考時間。
開會前 10 分鐘快速查看並處理待回訊息，避免在會議中分心被干擾。
這樣不僅能提升你的產出效率，也讓他人學會尊重你的工作節奏。
3. 提升「訊息槓桿」，讓每一次輸出都能產生多倍效益
想讓自己的訊息更具影響力，就必須建立可重複利用的知識系統。
建立 FAQ 文件：常見問題集中整理，不需每次都重複解釋。
錄製操作教學影片：一支影片可以解決十次以上的重複問答，尤其適合流程或工具教學。
推動知識自助文化：讓團隊成員知道哪些問題該去查文件、問 AI、而不是習慣性私訊你。
這些做法會大幅減少你被打擾的頻率，並提升整個團隊的資訊透明度與自主性。
4. 每天提醒自己：「我是在推進目標，還是只是忙著回訊息？」
當你忙了一整天，別忘了問自己兩個問題：
我今天做的事情，是否真的幫助我完成了核心目標？
還是我只是一直在幫別人處理瑣事？
你的工作時間應該用來創造價值，而不是填滿他人的需求清單。學會保護自己的專注力與產能，是長期成長的關鍵。
結語：訊息是工具，不是主人
如果你是個訊息工作者，請記得以下幾個原則：
快速回覆不是能力的代表，產出才是。
建立清晰的訊息優先順序與處理機制，是保護專注力的關鍵。
控制好回訊時間與節奏，不讓即時互動變成壓力來源。
發揮資訊槓桿，讓每一則訊息都能產生長尾影響力。
時常檢視自己是否有在推動核心目標，而非只是當「回應者」。
掌控訊息節奏，不只能提升你的產出，也會讓你的職涯走得更長、更穩、更有價值。
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Thank you,